Wat iedereen kan leren van Systems Engineering en SE´ers

Expliciet werken, één taal, raakvlakken én stakeholders in beeld

De afgelopen jaren werkte ik samen met tientallen SE’ers van verschillende organisaties. Dat heeft mijn werkwijze en kijk op projecten veranderd. Wat SE’ers me zoal leerden? Sowieso veel meer dan er in één blog past. Maar als ik het moet vangen in een aantal punten die zinnig zijn voor iedere professional die in projecten werkt, komt het op het volgende neer:

Luister naar de stakeholders en ontdek ze allemaal!

Elk project start met een klant die een vraag stelt of een opdracht geeft. Die eerste vraag legt vaak nog een lange weg af voordat er een oplossing is. De meeste projecten hebben echter veel meer direct en indirect betrokkenen. Voor het draagvlak en de voortgang van je project helpt het enorm als je deze belanghebbenden bijtijds in beeld hebt. Zodat je hun belangen vanaf het begin kunt meenemen in je project. Dat leidt vaak tot andere keuzes en aanscherping van de plannen. En het voorkomt dat je enorm moet bijsturen, omdat je (te) laat ontdekt welke belangen en behoeften sommige stakeholders hebben. Bovendien helpt luisteren naar stakeholders om tot een betere oplossing te komen.

CONCREET: Maak een stakeholderanalyse. Breng belangrijke spelers in kaart, betrek ze en prioriteer de belangen. Kijk vervolgens of en hoe je de belangen kunt meenemen in het project.

Dezelfde taal = cruciaal

Zodra je met meer dan één persoon aan een project werkt, ontstaat diversiteit in invulling van begrippen. Bedoel jij met een deadline dat een ruwe eerste versie klaar moet zijn? Een ander denkt wellicht dat hij dan het eindproduct in handen heeft! Versta je onder een weg het asfalt, of ook de berm, de stoep en de diverse verlichting en bewegwijzering? Allemaal zaken die van belang zijn als je constructief wilt samenwerken.

CONCREET: Investeer in het verkennen van elkaars woordenschat en begrippenkader. Leg op belangrijke onderdelen/begrippen gemeenschappelijke afspraken of definities vast. Zodat je het bij de afspraken die je maakt ook echt over hetzelfde hebt.

Breng de raakvlakken (interfaces) in kaart

Een project (systeem) staat nooit op zichzelf. Zeker niet in de dynamische netwerksamenleving van nu. Vandaar dat het belangrijk is om te ontdekken wat er in de omgeving van je project gebeurt. Zodat je goed op elkaar kunt afstemmen en er wellicht zelfs je voordeel mee kunt doen.

CONCREET: Kijk waar je project de omgeving raakt. Welke afdelingen, onderdelen, projecten, relevante spelers, initiatieven zijn betrokken. Weeg af met welke je niet, wellicht of zeker even moet afstemmen.

Expliciet werken

Leg zaken vast en doe dat helder, herkenbaar en eenduidig in je werk. Tijdens projecten zijn vaak verschillende mensen, teams en soms zelfs organisaties betrokken. Als een project langer loopt worden vaak zelfs (cruciale) rollen door andere mensen ingevuld. Ook wordt steeds meer vanaf verschillende locaties aan projecten gewerkt. Dat vraagt om het helder en eenduidig vastleggen van informatie. Expliciet werken betekent dan ook vooral: helder en eenduidig communiceren.

CONCREET: Leg je keuzes en afspraken goed en traceerbaar vast. Geef documenten een logische naam. Verken steeds of de ander bij een bepaald begrip hetzelfde beeld heeft als jij.

In het kort: SE’ers werken volgens de principes van Systems Engineering. Deze werkwijze richt zich op het reduceren van de complexiteit van projecten. De klantvraag centraal stellen, integraal en expliciet werken en kijken naar de hele levenscyclus zijn daarbij belangrijke uitgangspunten. SE is een filosofie, een manier van kijken naar je project en het is een uitgebreide gereedschapskist gevuld met uiteenlopende technieken, van een stakeholdersanalyse tot een eisenspecificatie en van een raakvlakanalyse tot een gevalideerd ontwerp.

Miranda van Ark werkt als projectleider en facilitator in kennisintensieve projecten. Ze was projectleider van de leidraad SE versie 3 (www.leidraadse.nl), werkte mee aan uiteenlopende SE-producties en begeleidt de implementatie van het kennisplatform KIES (integraal en expliciet werken) bij ProRail.