SE-implementatie in uw organisatie

Kennisborging bij Systems Engineering

U wilt SE beter en breder inzetten in uw organisatie en vooral bij de projecten die u uitvoert? Daarbij komt veel meer kijken dan het invliegen van een paar experts of het invoeren van een aantal SE-producten. SE is zowel een filosofie als een werkwijze. En beide verdienen aandacht. SE kent een technisch deel, dat ingaat op technieken en producten, en een organisatorisch deel, dat gaat over aandacht, ruimte, begrip en draagvlak voor de werkwijze en de impact en vooral voordelen die de invoering met zich meebrengt.

Deze blog is de eerste van drie en geeft een uitwerking van een lezing die ik vorige maand gaf bij INCOSE NL. Het tweede gaat in op veranderkunde (of beter: verbeterkunde) bij SE en het derde op leiderschap van System Engineers (en dan niet gebaseerd op ego en hiërarchie, maar gericht op het waarde toevoegen aan je omgeving). Oh… de gegeven tips helpen ook bij BIMplementatie ;).

Ga mee in de transitie: van kennis is macht naar kennis delen geeft kracht
Van kennis is macht naar kennis delen geeft kracht: deze verschuiving in denken is zichtbaar in steeds meer organisaties. Mensen of afdelingen die op kennis blijven zitten, ondermijnen het bedrijfsresultaat. Medewerkers en afdelingen die kennis delen, groeien zelf juist in hun expertise en dragen positief bij aan de resultaten en niet te vergeten… de sfeer. Zeker bij SE is de kennis verkennen en delen onmisbaar. De werkwijze is nog in ontwikkeling en vaak bestaan er op verschillende plekken in de organisatie verschillende beelden.

Starten met SE? Zorg voor een herkenbare basis voor de organisatie
Bij het toepassen van SE en SE-implementatie is het goed om een gezamenlijk beeld te krijgen over het wat en waarom van Systems Engineering. Dit start met het verkennen van de aanwezige beelden en kennis. Die beelden over ‘wat SE precies is’ en vooral de invulling van het werken met SE verschillen meestal behoorlijk van persoon tot persoon en van afdeling tot afdeling. Begin dus met de gemeenschappelijke kennis in beeld te brengen, om daar vervolgens keuzes in te maken. Beschrijf, denkend vanuit de organisatie of afdeling, het ontwikkelproces zoals dat wordt gevolgd en de producten of technieken die nodig zijn. Doe dit met een groepje diverse spelers, mensen die in staat zijn de processen in de organisatie in beeld te brengen, de uitdagingen hierbinnen kennen en een basis kunnen beschrijven die een stap verder gaat. Zorg liefst ook voor voorbeelden van producten en templates. En niet onbelangrijk: zorg voor één begrippenlijst. Houd daarbij steeds helder op welke bronnen je je wilt baseren. Of dit nu de Leidraad SE, het Handboek Incose of de ISO 15288 is. Het gaat erom dat je binnen de eigen organisatie, en in de context van de omgeving, met elkaar kunt communiceren.

Zet in op EVA
Professor Matthieu Weggeman introduceerde het kennismanagement in Nederland met de formule: K = i x EVA. Oftewel: Kennis is informatie (expliciete kennis) maal ervaringen, vaardigheden en attitude. Een deel van kennisoverdracht gaat dus over boeken, templates en handleidingen, en expliciete kennis. Essentieel is daarbij de uitwisseling van ervaring en vaardigheden en leren van de lessen van anderen. Zet daar bij de invoering van SE zeker op in. Bijvoorbeeld door het inrichten van:

  • Coaching/begeleiding (door ervaren internen, of door externe expertise in te huren).
  • Uitwisseling van ervaringen/evaluaties en bewust overdragen.
  • Learning on the job (meelopen met elkaar, medewerkers die elkaar binnen de context van eigen werk versterken).
  • Intervisie, de perfecte vorm om door de kleuring van anderen naar je eigen werkelijkheid te kijken en je handelingsperspectief te vergroten. (Mocht je intervisie snel en doeltreffend in de eigen organisatie willen opzetten, kijk dan voor tips of begeleiding op intervisiekickstart.nu.)


Pas op voor het blauwdrukspook

Bij een expliciete, concrete gemeenschappelijke aanpak horen templates en voorbeelden. Maar pas op dat het blauwdrukspook niet gaat rondwaren. Een voorbeeld dient ter inspiratie. Een ingevuld template of voorbeeld klakkeloos overnemen zonder het af te wegen tegen de context kan voor verwarring zorgen. De toepassing van voorbeelden vraagt om de competentie ‘wegen op relevantie’. Pak liever een paar voorbeelden en haal daar de belangrijkste herbruikbare elementen uit en vul dat aan met de projectspecifieke zaken. Iets anders is het natuurlijk wanneer een proces uitputtend is doordacht en bepaalde momenten om specifieke input of informatie vraagt. Wegen op relevantie is iets anders dan elke informatievraag ter discussie stellen ;).

Koopt u kennis in, koop dan ook expertiseoverdracht in
Is er nog onvoldoende basis in huis qua SE-kennis? Dat is bij veel partijen die met SE starten het geval. En trouwens ook bij partijen die al wat langer bezig zijn ;). Vaak haalt men dan externe expertise in huis. Koopt u die SE-kennis in? Zorg er dan ook voor dat deze externe partij expertise overdraagt. Zorg dat eigen mensen meekijken (en liever nog meewerken) tijdens het proces en laat ze de externen actief uitvragen. Laat mensen cursussen volgen. Zodat uw mensen na vertrek van de externen een hengel hebben…

Werk je met verschillende partijen samen? Verken samen de beelden met een aftrap!
In veel projectteams werken mensen van uiteenlopende partijen aan opdrachtnemers- en opdrachtgeverszijde samen. Daardoor verschillen de achtergrond en diepte van de SE-kennis. Verken de beelden om vervolgens de klokken gelijk te zetten.
Mogelijke vragen voor een vragenrondje:

  • Wat is voor jou SE?
  • Wanneer pas je SE goed toe?
  • Wat gaan we concreet in ons project inzetten aan theorie (begrippenbasis) en technieken?
  • Welke producten willen we minimaal maken om SE goed te doen?

Met een dergelijke ronde breng je ontzettend veel impliciete kennis en vooral verwachtingen naar boven! Dat biedt helderheid en handelingsperspectief in het project.

 Miranda van Ark draagt bij aan kennis- en visietrajecten. Ze faciliteert en verrijkt de strategische discussie en concretiseert naar werkbare praktijk en handelingsperspectief. Op het vlak van SE onder meer actief als projectleider Leidraad 3, programmamanager KIES (Kennisplatform Integraal en Expliciet Systeemontwerpen) bij ProRail en projectleider SE-Boost (www.se-boost.nl).