EEN EFFECTIEF KENNISPLATFORM – 7 TIPS

Maak van je kennisplatform een delicatessenwinkel

Kennis en leerervaringen van medewerkers behouden? Zorgen dat medewerkers een eenduidig beeld hebben van processen. Én de juiste documenten en templates gebruiken? Dan is een kennisplatform het antwoord. Tenminste: als je het goed inricht, de juiste producten aanbiedt én nadenkt over gebruik op de lange termijn. Zodat mensen het vinden, vullen en gebruiken. 

Start met het doel voor ogen!
Wat wil je met het platform bereiken voor je organisatie? Wil je dat mensen volgens een standaard gaan werken? Wordt het tijd dat al die prachtige templates écht gebruikt worden? Is er een plek nodig om inzichten te delen? Of zou het fijn zijn als mensen een beter beeld krijgen van de context en de processen waarbinnen ze werken? Of zijn dit allemaal aanleidingen? Hoe dan ook: die reden(en) bepalen voor een belangrijk deel welke inhoud je gaat aanbieden en hoe de omgeving (interface) er het beste uit kan zien.

Eerst de mensen, dan de kennis!
Kijk naar het doel (de doelen) en vraag je dan af: wat hebben de medewerkers dan nodig? Oftewel: wat is de behoefte van de toekomstige gebruiker in zijn dagelijkse context? Neem de tijd om het antwoord op deze vragen op te schrijven. Betrek bij die antwoorden zeker de beoogde gebruikers. En besteed aandacht aan de diverse rollen of functies die straks gebruikmaken van het platform. Het betrekken van mensen scherpt meteen flink aan en zorgt dat mensen weten wat je aan het ontwikkelen bent.

Blijf toetsen bij de gebruikers
Blijf vervolgens investeren in mensen. Neem gedurende het hele traject de wensen van medewerkers mee. Vraag ze vooraf wat ze verwachten. Toets tussentijds of je op de goede weg zit. Betrek ze bij de keuzes. En als het platform in de lucht is, laat ze dan meedenken over het bijstellen en aanscherpen van de inhoud en processen.

Maak het gemakkelijk voor de gebruiker
Dat klinkt heel eenvoudig, maar toch wordt het vaak vergeten. Hoe je dat doet?

  • Een logische structuur op herkenbare onderdelen. Check de labels en termen die je gebruikt bij de gebruikers.
  • Een goede zoekfunctie waarmee de gebruiker op trefwoorden in de content kan zoeken.
  • Prettig leesbare inhoud. Laat een klein groepje of medewerker met scherpe pen de inhoud leesbaar maken. Of huur een tekstschrijver in die de teksten logisch structureert en herschrijft. Uiteraard in afstemming met de inhoudelijk specialisten.
  • En, daar is ie weer: ontwikkel in afstemming met de toekomstige gebruiker. Zet in op een iteratief proces, bijvoorbeeld door te ontwikkelen in ‘interaction design’ zodat je steeds afstemming houdt en kunt aanscherpen op basis van voortschrijdend inzicht.


Kwaliteit boven kwantiteit! Stel een platformwacht in.
‘Zet maar op het kennisplatform’, is een gevaarlijke uitspraak wil je je platform actueel en boeiend houden. Je kennisplatform is geen vuilnisbak!  Niets zo frustrerend voor mensen als ze op zoek zijn naar zinnige inhoud en stuiten op verouderde of onvolwassen documenten. Stel dus een platformwacht in. Zorg er dus voor dat er specialisten zijn die de inhoudelijke kwaliteit en bruikbaarheid toetsen. Het is mooi als er ook nog een of twee goede schrijvers of communicado’s zijn aangehaakt met een scherp oog voor structuur en leesbaarheid.  Zodat je platform het imago van delicatessenwinkel krijgt.

Aandacht voor de raakvlakken
Met het ontwikkelen van een kennisplatform voor jouw praktijk raak je andere afdelingen, organisaties en systemen. Zorg dat je bij de ontwikkeling van het platform goed kijkt waar je de omgeving raakt. Zodat je goed kunt aansluiten op systemen of processen. Is aansluiten op sommige zaken niet mogelijk? Benoem dit dan als issue. Dat maakt het mogelijk om het op te pakken en zorgt dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Bovendien kan het afstemmen met afdelingen en organisaties de samenwerking én processen verbeteren.

Het gaat niet om de lancering! Zet vanaf het begin in op de lange termijn!
Regelmatig sterft een kennisplatform een stille dood, omdat men vooraf focust op de tool en het moment van lancering. Maar een platform krijgt daarna pas echte waarde. The proof of the pudding platform is in the eating using… A fool with a tool is still a fool; het gaat om het gebruik in de praktijk. En dan niet alleen bij de lancering. Belangrijk voor effectiviteit is echter vanaf het begin nadenken over de lange termijn. Welke rollen en processen zorgen ervoor dat het platform gevuld blijft? Wie zorgt dat templates actueel blijven? Wie toetst de kwaliteit van nieuwe info? Wie jaagt de kenniseigenaren aan om te delen via het platform? Wie houdt de raakvlakken (inhoudelijk, relationeel en digitaal) in de gaten?  Dat alles bepaalt het verschil tussen een platform dat als een nachtkaarsje uitgaat of een die het vuur van kennisdeling doet oplaaien. En zo daadwerkelijk bijdraagt aan de kwaliteit en professionaliteit van afdeling of organisatie op de lange termijn.

Miranda van Ark is betrokken bij uiteenlopende kennistrajecten en -platformen. O.a. de KennisKoers van Rijkswaterstaat, SKIA Economische Zaken, KIES het Kennisplatform integraal en expliciet systeemontwerpen bij ProRail en trekker SE-Boost (verandertraject in GWW-sector).