Een complexe werkwijze introduceren in uw organisatie

Verbind enthousiasme en theorie

Een heel menselijke eigenschap: we zoeken geen oplossingen voor problemen die we niet hebben. Dus wanneer iemand enthousiast verhaalt van SE of een andere methodiek, staat de gemiddelde collega niet meteen vooraan in de rij voor het handbook SE of een NEN-norm (trouwens ook geen lichte kost). Mensen veranderen pas als ze er zelf oprecht het voordeel van inzien. Hieronder een aantal zaken die het werken met SE, of andere complexe werkwijzen, makkelijker laten landen.

Deze blog is de tweede van drie en geeft een uitwerking van een lezing die ik onlangs gaf bij INCOSE NL. Het eerste gaat in op kennismanagement en het derde op leiderschap van System Engineers (en dan niet gebaseerd op ego en hiërarchie, maar gericht op het waarde toevoegen aan je omgeving). 

Van verandering naar verbetering
In het woord veranderen zit ‘ander’. Veranderen is dan ook meer iets voor baas, buurman of partner en minder voor onszelf. Gaan we zelf iets anders doen? Dan doen we dat alleen als het gaat om een verbetering. Dat dient immers een (hoger) doel. Vandaar dat het woord verandertraject bij de meeste mensen geen weerklank vindt en vaak zelfs angst oproept. En managers? Die willen ook vooral verbetering. Benoem dus concreet welke verbetering wordt nagestreefd.

 Benoem het ‘WIIFM’
Mensen willen vooral verbeteren als ze daar voordeel bij hebben. Dat vraagt erom het WIIFM te zoeken: het ‘What’s in it for me’. En dat verschilt vaak van persoon tot persoon bij de invoering van SE of een andere complexe werkwijze. Benoem dus concreet wat voor baat men erbij heeft. Dit voor de medewerker (overzicht en meer grip op het proces), manager (beter voldoen aan de klantvraag) en directeur (minder faalkosten). Benoem de winst die SE-implementatie oplevert binnen ieders context.

 Verbind enthousiasme en theorie
Sommige medewerkers vinden het heerlijk om hun werk overzichtelijk en beheersbaar te houden. Ze krijgen verbeteringen liefst aangereikt als die zijn uitontwikkeld. Anderen zwengelen juist graag verbetering aan. Zoek bewust naar mensen die enthousiast zijn over SE en de mogelijkheden die het biedt. Verbind die ‘early adopters’ of enthousiastelingen met de mensen met de diepere theoretische kennis (intern of extern). De combinatie van enthousiasme en inhoud bevat theorie en energie en dat geeft de grootste kans op olievlekwerking.

Gebruik de ‘Green button approach’
Bij het implementeren van SE valt aan talloze zaken te denken:

  • Een algemeen ontwikkelproces opzetten/een kennislijn ontwikkelen
  • Trainingen opzetten
  • Templates en producten maken
  • Coaching en begeleiding realiseren
  • Laten uitwisselen van ervaringen d.m.v. evaluatie en intervisie

En die lijst is nog lang niet uitputtend. Maar hoe beslis je waar je als eerste aandacht aan geeft? Eén ding is zeker: Long lists don’t get done. Dus maak de lijst waarmee je start niet te lang. Zet de green button approach in. Kijk waar mensen mee aan de slag willen gaan. Daar zit energie op. Intrinsieke motivatie. Dat zijn de onderwerpen die mensen vleugels geven, ook zonder energiedrankje ;).

Zoek draagvlak op het raakvlak
Omdat SE de hele organisatie raakt, is het zinnig om zo snel mogelijk de omgeving aan te haken. Het mooiste is het als SE vanuit de directie organisatiebreed wordt uitgerold. In de praktijk start (verantwoordelijkheid voor) de invoering meestal op een of meer afdelingen of soms zelfs bij een of meer mensen. De afdelingen waarmee wordt samengewerkt, zijn onmisbaar om SE goed te kunnen inzetten. Zoek dus naar draagvlak op het raakvlak in de organisatie of in het project.

Investeer in vertrouwen en gemeenschappelijkheid
Zorg dat de groep die samenwerkt dezelfde richting op gaat en elkaar vertrouwt. Een effectief team is geen groep mensen die samenwerkt, een effectief team is een groep mensen die elkaar vertrouwt. Waar vertrouwen is, bestaat de bereidheid om voor elkaar te zorgen en effectief naar oplossingen te zoeken als zich problemen voordoen. Investeren in vertrouwen kan op heel veel manieren. De belangrijkste: zorg dat iedereen gehoord wordt.

  • Zorg dat er duidelijkheid is over het doel en dat iedereen hetzelfde doel heeft. Wanneer mensen vanuit verschillende opdrachten werken, en dat kan soms zelfs onbewust zijn (!), zorgt dat voor verdeeldheid.
  • Maak afspraken met de groep waarmee je werkt. Of je nu bezig bent met SE-implementatie in de organisatie of gaat samenwerken binnen een project: bespreek expliciet hoe je wilt samenwerken. Maak een lijst met 3, 5 of 7 waarden die belangrijk zijn voor je groep.
  • Doe eens iets anders met elkaar. Maak een wandeling, lunch samen, stel elkaar andere vragen. Kortom: stap uit de bestaande context. Zo leer je elkaar anders kennen, doe je onverwachte ontdekkingen en kun je nog meer van elkaars kennis en kunde benutten.
  • Zet vertrouwen op de agenda. Letterlijk. Maak het een agendapunt en praat er met elkaar over. En lijkt er iets te spelen? Benoem het. En vraag daarna wat er nodig is om het vertrouwen te vergroten.
  • Een methode die ik zelf soms inzet is de roddel-quiz. Die werkt vooral goed bij groepen die elkaar nog niet goed kennen. De groepsleden sturen voorafgaand aan een sessie een aantal weetjes over zichzelf in die niet algemeen bekend zijn. Vervolgens speel je een quiz met deze weetjes. En ontdek je wie er drie keer naar Barbra Streisand is geweest, wie er kippen houdt en wie met bekende Nederlanders samenwerkte… Het kost een halfuurtje en een boel speculatie en je leert elkaar meteen een stuk beter kennen…

Zoek naast wortel en stok naar de speelweide
Straffen en belonen zijn andere woorden voor stok en wortel. Maar naast deze bekende ‘managementtechnieken’ is er bij het effectief toepassen van SE nog een ander punt van belang: de speelweide. Zonder ruimte van de projectleider in een project of de directeur in een organisatie is het toepassen van SE onmogelijk. De speelweide om SE – of een andere techniek – in te zetten, ermee te oefenen en het tot bloei te laten komen is dus onmisbaar.

Miranda van Ark draagt bij aan kennis- en visietrajecten. Ze faciliteert en verrijkt de strategische discussie en concretiseert naar werkbare praktijk en handelingsperspectief. Op het vlak van SE onder meer actief als projectleider Leidraad 3, programmamanager KIES (kennisplatform integraal en expliciet systeemontwerpen) van ProRail en projectleider SE-Boost (www.se-boost.nl).