Daadkrachtig samenwerken: samen de taart en kikkers eten

7 tips voor samenwerken over afdelings- en organisatiegrenzen heen

In tijden van innovatie en co-creatie werken mensen steeds vaker in tijdelijke samenwerkingsverbanden met partners van buiten de eigen afdeling. Met andere afdelingen, of zelfs andere organisaties. Hier komen karakters én culturen bij elkaar. Het is goed om daarbij stil te staan en bij de start te investeren in een goede aftrap, zodat je samen vaart kunt maken. 7 tips voor effectieve ´multiculti´ groepen.

1) Benoem samen het gemeenschappelijk doel. Begin bij de zingeving. Waarvoor is het team eigenlijk op aarde? Beschrijf dit. Bij voorkeur in één zin en maximaal in een alinea. Het klinkt zo logisch dat je het bijna zou overslaan. Iedereen weet toch wat we aan het doen zijn in ons team? Vraag het maar eens na. Gewoon aan een aantal individuele leden van een team. De antwoorden kunnen enorm uiteen lopen. Effectief? Zeker niet! Organisaties met een heldere visie en missie presteren beter. Ze halen een hogere winst en zijn effectiever. Zo werkt het in teams ook. Investeer daarom in dat gezamenlijke doel.
CONCREET: Investeer in de eerste twee tot drie bijeenkomsten bewust tijd in het afstemmen. Teamleden stemmen hun handelen af op het doel en de toegevoegde waarde van het team en werken daardoor effectiever.

2) Heb oog voor de individuele doelen. Behalve een gemeenschappelijk doel zijn er ook persoonlijke doelen. Die dobberen vaak onder water en soms delen leden ze zelfs liever niet. Daarmee laten ze kansen liggen! Want door deze (sub)doelen zichtbaar te maken creëer je kans op kruisbestuiving en bijvangst.
CONCREET: Laat – afhankelijk van de groep en samenstelling – de teamleden hun organisatie- afdelings- of persoonlijke doelen benoemen. Zo’n organisatiedoel kan zijn: meer kennis opdoen over het onderwerp en ontdekken hoe andere partijen met het onderwerp omgaan. Een persoonlijk doel kan zijn dat iemand zich intern en extern wil ontwikkelen als expert op het onderwerp.

3) Investeer in de groepswaarden. Juist als verschillende karakters en bedrijfsculturen samenkomen is het goed om te benoemen hoe je wilt samenwerken. Zo kan het in de ene organisatie standaard zijn dat een afspraak tien minuten later begint, terwijl bij een ander te laat komen not done is. En zijn in een andere organisatie vergaderingen vooral zijn bedoeld om nog eens het lijstje niet steeds niet uitgevoerde taken door te nemen in een ander worden ze effectief, met een strakke methode en oog voor timemanagement ingestoken.
CONCREET
: Benoem met elkaar hoe je wilt samenwerken. Verken de behoeften. Kies vervolgens een aantal steekwoorden, een slogan of formuleer een aantal statements. Hier kun je elkaar als het nodig is op aanspreken. In de praktijk zul je zien dat wanneer deze expliciet en samen zijn beschreven, de groepsleden zich er vaak intrinsiek aan committeren.

4) Stimuleer eigenaarschap. Een kenmerk van teams is dat er weinig hiërarchie bestaat. Dat betekent dat men elkaar geen opdrachten geeft, maar dat de leden zelf eigenaarschap dienen te ontwikkelen voor (sub)taken. Maak dit zichtbaar door taken een hoofdverantwoordelijke en deelnemers te geven.
CONCREET: Verdeel verantwoordelijkheden en zorg dat verschillende groepsleden verantwoordelijk zijn voor eigen onderdelen. Het stimuleert de intrinsieke motivatie en betrokkenheid bij het groepsresultaat.

5) Eet de taart én de kikkers samen! 2 culinaire tips ineen. Samen kikkers eten, betekent dat je de vervelende dingen niet van je afschuift, maar samen oppakt. Wanneer het meest enthousiaste (of minst assertieve) groepslid steeds de vervelende taken oppakt, ontstaat er geen wij-gevoel. En is het wachten op gedoe. Het stimuleert het wij-gevoel als je samen een vervelende klus klaart. Met de hele groep of in een subgroepje. Verdeel de kikkers eerlijk. En de taart natuurlijk ook. Want hoe vaak vergeten teams niet hun kleine en grotere successen te vieren. Eet samen taart! Strooi confetti! Drink champagne! Sta stil bij resultaat. Het zorgt dat je gemotiveerd blijft, het geeft bevestiging van de inzet én energie om nieuwe uitdagingen op te pakken.

6) Werk met een compleet overzicht, bij voorkeur op 1 A4/A3. Zorg voor overzicht over de activiteiten. Zodat iedereen weet hoe het er voorstaat met de diverse activiteiten. Bij voorkeur in een oogopslag. Investeer (denk)tijd in de opzet van een logische matrix. Door goed bij te houden welke activiteiten al zijn afgerond is ook zichtbaar dat het team voortgang boekt. En dichter bij het doel komt, ook al is dat wellicht nog niet zichtbaar voor de buitenwereld.

 7) Fun en veiligheid voorop Mensen werken effectiever als het leuk is. Groepsleden hebben meer voor elkaar over. Begin bijvoorbeeld met een rondje ‘hoe staat je pet’, waarin iedereen kwijt kan wat hem of haar bezig houdt. Neem voldoende ruimte voor samen lachen. Prettig samenwerken voldoende ontspanning met het team zorgen voor effectiviteit.

Oh… en deze tips werken natuurlijk ook prima bij samenwerken in teams bínnen een afdeling!

 Miranda van Ark adviseert en ondersteunt organisaties bij visie- en kennistrajecten. Als projectleider werkt ze momenteel met meerdere afdeling- en organisatie-overstijgende groepen aan het creëren van gemeenschappelijke richting en inhoud.