3 Cruciale kennislekken in (bijna) elke organisatie

Behoud kennis met goed kennismanagement

Kennis = een asset. Het staat bijna nooit expliciet op de balans. Maar niet investeren in kennis zie je uiteindelijk wél terug op die balans. In de vorm van herwerk, fouten en faalkosten. Wat zijn de grootste kennislekken? En hoe kun je juist hier investeren in kennisbehoud? 3 Tips.

Kennislek 1: Vertrekkende medewerkers

Medewerkers vertrekken naar een andere organisatie, met pensioen of beginnen voor zichzelf. Op dat moment vloeit kennis weg. Kennis die de organisatie goed kan gebruiken. De oplossing? Tanken!
Tip: Creëer een kenniskluis. Zet de vertrekkende medewerker en enkele directe collega’s (of collega’s aan wie wordt overgedragen) een aantal sessies bij elkaar. Loop via een logische route door de wijsheid van de collega. Dat kan zijn aan de hand van thema’s, dossiers, een tijdlijn, vragen van de collega’s. Of een andere logische indeling. Zorg voor een helder gestructureerd verslag zodat de vrijkomende kennis beschikbaar is voor anderen.
Resultaat: Samen het gesprek voeren geeft ruimte aan interactie, vragen en kennisoverdracht. Die kennis wordt expliciet vastgelegd in het verslag en impliciet overgedragen tijdens de sessie. Een paar keer een paar uur investeren behoudt zo jaren van ervaring voor de organisatie.

Kennislek 2: Overdrachtsmomenten

‘Hoe doen we onze overdracht?’ Onder die titel mocht ik een groep projectleiders meenemen in een kennissessie. De titel wrong voor mij een beetje. Na een aftrap met deze vraag volgde al snel het antwoord: ‘slecht’. Dat gaf ruimte om de gezamenlijke uitdaging te formuleren naar: ‘Hoe kunnen we beter overdragen?’ Dat leverde mooie inzichten op. Wat dan opnieuw treft is het bekende schuttingenverhaal. Tussen afdelingen, tussen projectfasen en tussen rollen. Wat daarbij het meest raakt: de specialisten willen wel. Maar de processen, structuren of relaties op hoger niveau in de organisatie faciliteren dit niet. Daar ligt dus ook een deel van de oplossing.
Tips

  • Zet overdracht regelmatig op de agenda. Gedurende het hele traject. Niet als ‘moetje’ bij de afronding van je onderdeel maar heb er tijdens de hele looptijd regelmatig oog voor. Grote kans dat inzichten, keuzes en bijbehorende redenen achteraf lastig zijn te reproduceren.
  • Vraag bij overdracht de ontvangende partij waar ze (los van wettelijke en organisatieverplichtingen) behoefte aan heeft. Dat kan weleens iets heel anders zijn dan je denkt.
  • Maak menselijke overdracht even belangrijk als papieren overdracht. Ga het gesprek aan: bespreek wat je op papier overdraagt, en laad dat met de impliciete kennis, beantwoord vragen. En leg dit dus vast in de processen!

Langlopende trajecten? Leg naast beslissingen ook de redenen voor besluiten vast (dat voorkomt dat nieuwe mensen verderop in een traject discussies onnodig opnieuw voeren).

Oftewel investeer in schuttingtaal: menselijke communicatie op het raakvlak van rollen, fasen en afdelingen.

Kennislek 3: De Waan van de dag

Geen tijd om de bijl te slijpen omdat je te druk bent met hakken. Of eh… geen tijd voor een cursus timemanagement…
Juíst als het druk is, blijkt uitzoomen lastig…
Én is het nodig.

De indeling van FranklinCovey (4 kwadranten) beschrijft het heel mooi: het zet urgent en niet-urgent en belangrijk en niet-belangrijk in een overzicht. Het merendeel van de aandacht in organisaties gaat naar activiteiten die urgent en belangrijk zijn. Terwijl zaken die óók belangrijk maar niet urgent zijn, weinig aandacht krijgen. Zaken als: investeren in het sluiten van de leerloop, kennisoverdracht, reflectie. En vaak zijn deze belangrijke zaken niet eens de sluitposten, ze vinden gewoon niet plaats.
Tip: Maak het belangrijke wat vaker urgent. Schuif van het ‘wat’ naar het ‘hoe’. Vaak ontbreekt het niet aan de intentie. Managers, directie, specialisten, ze zien allemaal wat belangrijk is en kunnen het haarfijn benoemen. Maar met het ‘wat’, het voornemen, de intentie, ben je er helaas nog niet. Maak het concreet: beschrijf met elkaar hoe je dit gaat invullen. Wat je er op dagelijkse of wekelijkse basis aan gaat doen. En zet dat vooraan op de agenda. Het geheim van de urgente dingen is namelijk dat ze uiteindelijk toch wel gebeuren… 😉